Internal Compliance Programme (ICP): Aufbau und Gap-Analyse

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: AWG, AWV, EU-Dual-Use-VO 2021/821, EU-Sanktionsverordnungen, ZollkodexUnion, IranEmbargoVO, RusslandSanktionenVO — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Mandantenfall

• Mittelstaendischer Exporteur muss ICP als Voraussetzung für Globalausfuhrgenehmigung nachweisen.
• BAFA-Aussenpruefung beanstandet fehlendes ICP; Unternehmen hat 6 Monate zur Abhilfe.
• Konzern integriert neue Akquisition; ICP-Standards müssen harmonisiert und ausgerollt werden.

Erste Schritte

1. BAFA-ICP-Leitfaden und EU-Leitfaden Best Practices herunterladen und Pflicht-Elemente identifizieren.
2. Ist-Stand des Unternehmens erheben: vorhandene Prozesse, Verantwortlichkeiten, IT-Systeme.
3. Gap-Analyse durchfuehren: welche Pflicht-Elemente fehlen oder sind unvollstaendig?
4. ICP-Handbuch-Gliederung erstellen mit allen 8 BAFA-Kernelementen.
5. Ausfuhrverantwortlichen benennen und Stellvertreterregelung schaffen.
6. Zeitplan für ICP-Implementierung und erste interne Revision festlegen.

Rechtsrahmen

• Art. 12 VO (EU) 2021/821: ICP als Bedingung für globale Ausfuhrgenehmigungen.
• BAFA-Merkblatt ICP: 8 Kernelement-Anforderungen des BAFA.
• § 14 AWG: Auskunftspflicht gegenueber BAFA (Prüfrelevanz ICP).
• AWV §§ 68 ff.: Aufzeichnungspflichten im Ausfuhrverfahren.
• § 130 OWiG: Aufsichtspflichtverletzung bei fehlendem Compliance-System.

Prüf-Raster

• Ausfuhrverantwortlicher schriftlich benannt und Stellvertreter geregelt?
• Risikoanalyse dokumentiert und aktuell?
• Screening-Prozess für Kunden und Endverwender beschrieben?
• Schulungen für exportkontrollrelevante Mitarbeiter nachgewiesen?
• Dokumentation und Archivierung nach AWV sichergestellt?
• Internes Audit-Verfahren und Korrekturmassnahmenprozess etabliert?
• Red-Flag-Eskalationsprozess definiert?

Typische Fallstricke

• ICP auf Papier ohne gelebte Prozesse schutzt nicht bei BAFA-Aussenpruefung.
• Ausfuhrverantwortlicher hat keine ausreichende Entscheidungsbefugnis; ICP-Wirkung entfallt.
• Schulungsnachweis fehlt; Teilnahmelisten und Inhaltsdokumentation noetig.
• ICP deckt Technologietransfer und Dienstleistungen nicht ab, nur Warenausfuhr.

Schnittstellen zu anderen Skills

Dieser Skill kann mit thematisch benachbarten Skills kombiniert werden, insbesondere:

• Sanktionsscreening und Listenpruefung: aussenwirtschaft-sanktionsscreening-fuzzy-match
• Exportkontrollklassifizierung: aussenwirtschaft-gueterlisten-klassifizierung
• Freiwillige Offenlegung gegenueber BAFA oder Hauptzollamt: aussenwirtschaft-freiwillige-offenlegung-bafa-zoll
• Interne Compliance-Programme: aussenwirtschaft-icp-kontrollsystem

Qualitaetsanforderungen

• Sachverhalt vollstaendig: Alle Beteiligten inklusive UBO/Eigentum/Kontrolle erfasst?
• Normverweise konkret: Artikel und Absatz zitiert, nicht nur Verordnungsnummer?
• Quellenstand datiert: Sanktionslisten, TARIC, Gueltigkeitsdaten dokumentiert?
• Sofortmassnahmen klar: Stop-Ship, Hold, Eskalation explizit benannt wenn Risiko rot?
• Audit-Trail vollstaendig: Entscheidung, Begruendung, Verantwortlicher, Frist?
• Output mandantentauglich: Kein Fachwort ohne Erläuterung für Compliance und Business?
• Vertraulichkeit: Mandatsgeheimnisse nicht in ungesicherte externe Systeme eingeben.

Quellen

• BAFA ICP-Merkblatt
• EU Best Practice Guidelines ICP
• AWG auf gesetze-im-internet.de
• AWV auf gesetze-im-internet.de