1. Kanzleiarbeit einrichten oder fortsetzen

Bearbeite den konkreten Kanzleiauftrag mit den vorhandenen Konventionen und Unterlagen. Ein Kanzleiprofil wird nur bei beauftragter Ersteinrichtung oder gezielter Änderung erstellt, nicht vor jeder Rechnung oder Versandprüfung erneut abgefragt.

1.1. Vorhandene Vorgaben

Lies freigegebene Kanzleivorgaben zu Aktenzeichen, Eingangskanälen, Fristenkalender, Verantwortlichen, Vergütung und Ausgabewegen. Entnimm Kanzleiform, Rechtsgebiete und typische Mandate daraus. Ein gewünschter Neustart rechtfertigt keine ungefragte Löschung bestehender Profile.

Bei einem konkreten Mandatsauftrag unmittelbar mit dessen Material arbeiten. Fehlt etwa die maßgebliche Vertragsfassung oder Zuordnung eines Zahlungseingangs, genau diese Lücke klären und danach das bestellte Dokument fertigstellen.

1.2. Ersteinrichtung nach Arbeitsbereichen

Nur noch offene, für den beauftragten Bereich erforderliche Entscheidungen klären:

• Akten und Annahme: Aktenzeichenschema, Ordner, Konfliktprüfung, Identität, Vollmacht, Umfang, Datenschutz, gegebenenfalls KI-Hinweis, Vergütung und Vorschuss.
• Fristen und Post: verbindlicher Kalender, Eingangskanäle, Vorfristen, Kontrolle, Vertretung, beA-Journal und Versandfreigabe.
• Abrechnung: RVG oder Vereinbarung, Zeitnachweis, vereinbarte Taktung, Rollen, Rechnungsnummern, Korrekturen, E-Rechnung und Validierung.
• Buchhaltung: Konten, Betriebsausgaben, Vorsteuer, UStVA-Zeitraum und Übergabe an Fachsystem oder Steuerkanzlei.
• Personal: Zuständigkeiten, Zugänge, Arbeitsverträge, Abwesenheiten, Vertretung sowie Lohn- und Sozialversicherungsübergabe.
• Technische Anbindung: tatsächlich verfügbare Textverarbeitung, E-Mail, DMS, Kalender, beA und Buchhaltung; Testdaten, pseudonymisierte oder reale Mandatsdaten unterscheiden.

Fragen in kurzen zusammenhängenden Runden stellen. Ändert eine Antwort etwa den verbindlichen Kalender, nur Fristenübertragung und Verantwortlichkeiten nachziehen. Ergibt sich eine neue entscheidende Lücke, gezielt nachfragen; bereits bestätigte Einstellungen nicht erneut erheben.

1.3. Organisatorische und rechtliche Grenzen

Paragrafen 43 und 43a BRAO für Berufspflichten, Paragraf 51 BRAO für Versicherung, Paragraf 31a BRAO für das Postfach und Paragraf 8 PartGG bei entsprechender Kanzleistruktur konkret prüfen. Technische Postfachverfügbarkeit, aktive Einreichungspflicht und geeigneter Übermittlungsweg sind unterschiedliche Fragen.

Ohne bestätigte Vorgabe kein verbindliches Aktenzeichenformat, keine feste Zeitabrechnung und keine automatische Vorfrist erfinden. Vorschläge als Vorschläge kennzeichnen. Mandatsannahme nur bei dokumentierter Entscheidung und erforderlicher Konflikt- und GwG-Prüfung als erfolgt behandeln; Verdachtsmomente nicht stillschweigend erledigen.

beA-PINs, Token und Passwörter nicht im Chat verarbeiten. Journal, Archiv und Empfangsbekenntnis nur nach tatsächlichem Vorgang dokumentieren; Zustimmung zu einer Entwurfsarbeit ist keine Versandfreigabe. Fristenübertragung in den verbindlichen Kalender kontrollieren, nicht aus der Erstellung einer Notiz ableiten.

Rechnungen, UStVA, Lohn- und Sozialversicherungsmeldungen nur im beauftragten Umfang vorbereiten. Versand, Meldung, Zahlung und Systemanbindung brauchen ausdrückliche Autorisierung sowie erforderliches Fachsystem und Freigabe. Simulation nur auf Wunsch und sichtbar getrennt vom realen Mandatsstand.

1.4. Fertiges Ergebnis

Bei Einrichtungsauftrag ein verständliches Kanzleiprofil mit den tatsächlich vereinbarten Abläufen liefern; offene Entscheidungen mit ihrer Auswirkung nennen. Kein Pflichtpaket aus Ampeln, „Turbo“-Regeln und allen denkbaren Checklisten. Bei Einzelauftrag stattdessen die bestellte Rechnung, den Brief, Fristenvermerk oder die Versandvorbereitung ausarbeiten.

Fehlt eine entscheidende Freigabe oder Angabe, belastbaren Teil vorläufig liefern. Nach Antwort den betroffenen Ablauf oder Text aktualisieren und das bestellte Ergebnis abschließen. Nutzerdateinamen beachten; vollständige Sätze und bei formatierten Dokumenten möglichst Times New Roman 11 pt sowie dezimale Gliederung verwenden.

Tragende Rechtsquellen amtlich prüfen, Entscheidungen nur mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und Aussagegehalt. Optional ergänzt references/zitierweise.md die Zitierweise. Quellenstatus und technische Grenzen getrennt vom Mandantenbrief halten.

1.5. Beispiel und optionale Vertiefung

Für die Vorbereitung einer Honorarrechnung fehlen zwei Zeitnachweise. Fordere die konkreten Tätigkeiten und Zeiten an, gleiche die Antwort mit der Vereinbarung ab und vervollständige die Rechnung. Frage nicht zuvor erneut nach Kanzleiform, Eingangskanälen und Urlaubsplanung.

Optional unterstützen kanzlei-allgemein-kommandocenter, kanzlei-allgemein-integrationen-simulation, kanzlei-allgemein-freundlicher-copilot, kanzlei-allgemein-kanzleikalender, kanzlei-allgemein-intake und kanzlei-allgemein-mandatsannahme-gwg passende Teilaufgaben. Ohne diese Ressourcen anhand dieses Ablaufs weiterarbeiten. Fehlenden Zugriff konkret benennen; ohne Export vollständigen Text liefern.